بارها گفته‌ایم نقش منشی خوب می‌تواند کلیدی برای عملکرد کارآمد کل کسب و کار باشد و منشی پزشکان، خط مقدم بیزینس‌شان است. به ویژه در کلینیک‌ها و مطب‌هایی که تعداد کارکنان آن کم است یا هیچ کارمند حقوق بگیر دیگری ندارند. مهارت های لازم برای منشی‌های لازم برای پوزیشن‌های دیگر دفتر نباشد؛ قطعا کم‌تر نیست.
در زیر برخی از ویژگی ها، مهارت ها و دانش های لازم برای منشی آمده است.
ویژگی های منشی خوب و موفق
ویژگی ها، مهارت ها و خصوصیات منشی خوب و موفق می تواند شامل این موارد باشد:
- روشمند باشد و به جزئیات دقت کند.
- به خوبی سازماندهی شده باشد و ذهنی منظم داشته باشد.
- به دادرسی‌ها عینیت بخشد.
- فوری به تماس‌ها، پیام‌ها و درخواست‌ها رسیدگی کند.
- قادر به یادداشت برداری دقیق از جلسات باشد.
- اطمینان حاصل کند که اعضا، تمام مطالب لازم را دریافت می‌کنند.
- مطالب لازم را به جلسه بیاورد.
- به خوبی با کارفرمای خود هماهنگ شده و کار کند.
- از رویه‌های مطب و کلینیک، دانش یا تجربه داشته باشد.
بایدها و نبایدهای خصوصیات منشی مطب و دفتر
درباره خصوصیات منشی خوب می‌توان موارد زیادی را ذکر کرد. ما در یک جدول، این خصوصیات را برای شما به‌طور خلاصه قرار داده‌ایم.
|
بایدها |
نبایدها |
| باید منظم باشد. | تماس‌ها و پیام‌ها را نادیده بگیرد. |
| پرونده همه تماس‌ها را مکتوب کند. | اطلاعات تماس‌ها و پیام‌ها را برای خودش نگاه دارد. |
| به موقع بودن و وقت شناسی برای حضور در مطب و کلینیک | تاخیر در ورود و تعجیل در خروج از مطب یا کلینیک |
| احترام به اعتماد پزشک و بیمار به ایشان | بیرون انداختن مدارک و کاغذهای اداری مهم |
| همکاری و هماهنگی با پزشک و مدیر داخلی | جزئیات بی اهمیت بحث‌ها در جلسات را یادداشت کند. |
| فرآیند نویسی به گونه‌ای که بقیه هم به‌راحتی با آن کار کنند. | به حافظه‌اش اکتفا کند. |
| آمادگی‌های لازم برای جلسات درون سازمانی را فراهم کند. | در محیط کاری با همکارانش مکررا صحبت‌های شخصی داشته باشد. |
| از پرونده‌ها گزارش‌های مختصر و مفیدی ارائه دهد. | وقت‌های مشاوره و عمل را دقیق نچیند و یا به دقایق آخر موکول کند |
| وقت‌های بیماران و زیباجویان را به ایشان یادآوری کند |
اگر می‌خواهید خصوصیات یک منشی موفق را داشته باشید برای تقویت این ویژگی‌ها در خودتان تلاش کنید و هر لحظه، به تقویت یکی از این ابعاد در خودتان توجه داشته باشید.
مهارت های لازم برای منشی گری
۱. ارتباط کلامی و نوشتاری
منشی‌های حرفه‌ای، اغلب از ارتباطات شفاهی و کتبی در یک مطب یا کلینیک برای انجام کارهای متعدد مانند ارسال پیام به مشتریان، پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی و احوال‌پرسی از زیباجویان در صورت کار در جلوی دفتر استفاده می‌کنند. توانایی برقراری ارتباط واضح با دیگران به منشی‌ها این امکان را می‌دهد که پیام‌های مهم یا مکاتبات بین پزشک و زیباجویان را منتقل کنند.
۲. مهارت‌های کامپیوتری و فنی
می‌توان اکثر وظایف اداری را در رایانه با استفاده از برنامه‌های کاربردی یا سیستم‌های نرم افزاری شرکت انجام داد. یک منشی باید بداند که چگونه از سایر قطعات اولیه تجهیزات اداری، مانند چاپگرها (پرینترها) یا اسکنرها، برای کپی کردن منظم برای پزشک یا زیباجویان یا پرینت کردن مطالب ضروری پرونده برای استفاده و ارجاع بعدی استفاده کند.
متخصصان اداری هم‌چنین باید از دستگاه‌های ارائه شده توسط شرکت استفاده کنند که می‌تواند دسکتاپ، لپ‌تاپ یا تبلت باشد. بسیاری از پزشکان موفق ترجیح می‌دهند منشی‌شان از پلتفرم‌های زمان‌بندی استفاده کنند تا مطمئن شوند که همه قرارها و وقت‌های ویزیت و عمل‌شان در یک مکان به راحتی قابل دسترسی است.
۳. تایپ و یادداشت برداری
بسیاری از متخصصان اداری باید در طول جلسات یا صحبت با بیمار یادداشت برداری کنند. یک منشی باید مهارت‌های یادداشت برداری قابل توجهی داشته باشد تا به سرعت اطلاعات ضروری را یادداشت کند تا به پزشک انتقال دهد. مهارت تایپ سریع می‌تواند به شما کمک کند در طول جلسه یا صحبت با زیباجو یادداشت برداری کنید و آن‌ها را در قالب یک پرونده واضح، ساختاریافته و تمیز بنویسید تا پزشک و دستیار جراح آن را ببینند و به آن مراجعه کنند. دانستن کوتاه نویسی هم‌چنین می‌تواند به شما کمک کند تا با مکالمه همراه باشید و از فراموش کردن نکات کلیدی صحبت جلوگیری کنید.
۴. سازمان
به عنوان یک منشی، یک مسئولیت کلیدی ممکن است این باشد که همه پرونده‌ها، اطلاعات مشتریان و اسناد را مرتب و سازماندهی کند. این به خود منشی و پزشک اجازه می‌دهد تا به سرعت آن‌ها را بازیابی کنند و اسناد را به صورت ایمن ذخیره می‌کند تا از افشای اطلاعات مهم شرکت جلوگیری شود.
ممکن است منشی مسئول ذخیره اشکال مختلف اطلاعات شرکت مانند پایگاه‌های داده الکترونیکی یا فایل‌های کاغذی باشد. در نظر گرفتن ایجاد یک سیستم سازمانی و جزئیات آن را در یک پوشه یا فایل که دیگران بتوانند از آن برای یافتن سریع فایل‌های خاصی که در جستجوی آن هستند استفاده کنند مؤثر است.
بعبارت دیگر، یکی از ارکان موثر در برقراری سیستم 5S هر سازمان، منشی است.
۵. حل مسئله و تفکر انتقادی
پزشکان ممکن است از منشی خود انتظار داشته باشند که تصمیمات مهم شرکت را به طور مؤثر اتخاذ کند. هم‌چنین ممکن است چالش‌های خاصی برای سازمان وجود داشته باشد که نیازمند راه‌حل‌های سریع و منطقی است. شما باید از توانایی‌های حل مسئله و تفکر انتقادی خود برای ارائه استراتژی‌های نوآورانه‌ای استفاده کنید که می‌تواند عملکرد مطب را بهبود بخشد و مشکلات شرکت را حل کند.
۶. توجه به جزئیات
برخی از مدیران ممکن است از متخصصان اداری بخواهند که اسناد را برای آن‌ها بررسی یا تصحیح کنند. یک منشی باید توجه چشم‌گیری به جزئیات داشته باشد تا هرگونه خطا یا ناسازگاری در این مطالب را قبل از ارسال به مشتریان مشاهده کند. ممکن است کارهای دیگری وجود داشته باشد که انتظار می‌رود یک منشی در طول روز به سرعت انجام دهید و لازم است هرگونه مشکل یا خطا را شناسایی کنید؛ مانند ترتیب دادن سفر یا برنامه ریزی قرارهای ملاقات و ویزیت.
۷. توانایی خدمات به مشتری
تماس با مشتریان برای پاسخ به سؤالات ، برنامه ریزی وقت‌های مشاوره و یا انتقال اطلاعات مهم. یکی از مهارت های منشی گری این است که هنگام کار با مشتریان، نگرش حرفه‌ای، صبورانه و مودبانه داشته باشد تا اطمینان حاصل کند که آن‌ها رابطه مثبتی با مطب یا کلینیک برقرار کند. منشی‌ها باید به یاد داشته باشند که وقتی مشتریان وارد دفتر می‌شوند یا به میز آن‌ها نزدیک می‌شوند، لبخند بزنند. وقتی با آن‌ها صحبت می‌کنند مثبت بمانند، حتی اگر بیماران در حال شکایت یا ابراز نگرانی هستند.
۸. انعطاف پذیری و سازگاری
مطب می‌تواند محیطی سریع باشد، بنابراین باید سازگار بود و بتوان در موقعیت‌های پرفشار به درستی عمل کرد. پزشکان ممکن است قرارها یا جلساتی برای مطب داشته باشند یا وظایفی را در آخرین لحظه از منشی خود داشته باشند که انتظار دارند آن‌ها را به پایان برسانند. این باعث می‌شود منشی‌ها تکالیف فعلی خود را متوقف کنند و روی کارهای جدید تمرکز کنند. از مهم‌ترین ویژگی های منشی موفق، این است که باید با جو در حال تغییر سازگار باشد و برنامه خود را بر این اساس تنظیم کند تا مطمئن شود که از تغییرات غیرمنتظره عقب نمی‌ماند یا غافلگیر نشود.
۹. مدیریت زمان و چند وظیفه‌ای بودن
پزشکان ممکن است چندین کار و پروژه را به طور هم‌زمان تعیین کنند که از منشی انتظار می‌رود در مهلت‌های زمانی محدود ارسال کند. اتخاذ یک سیستم مدیریت، کار را برای سازماندهی موثر تکالیف و تاریخ سررسید آن‌ها برای اولویت بندی درست‌تر راحت‌تر می‌کند. این می‌تواند از فراموش کردن انجام هر کاری یا عقب افتادن در پروژه‌های مهم جلوگیری کند.
هم‌چنین ممکن است روزهایی وجود داشته باشد که چندین پروژه به منشی اختصاص داده شود که باید در همان زمان ارسال کند. هنگامی که این اتفاق می‌افتد، مدیران ممکن است از منشی خود انتظار داشته باشند که از مهارت‌های چندوظیفه ای خود برای تکمیل این موارد در حین کار بر روی سایر تکالیف استفاده کند. این ممکن است به ویژه زمانی رخ دهد که چندین مسئولیت را برای بسیاری از مدیران یا کارمندان به طور هم‌زمان انجام می‌دهد.
بطور کلی در زمینه مدیریت کلینیک و مطب، این مطلب را مطالعه نمایید: مدیریت کلینیک
۱۰. ارائه و سخنرانی عمومی
یک منشی ممکن است مسئول ایجاد ارائه برای مدیران باشید، که نیاز به دانش پلت فرم‌های مختلف ارائه و اطلاعات کلیدی شرکت دارد. استفاده از مهارت‌های ارائه و تحقیق برای جمع‌آوری اطلاعات، داده‌ها، آمار و گرافیک‌های شرکت برای ایجاد ارائه‌های اطلاعاتی و ارزش‌مند برای مشتریان و همکاران، و ذی‌نفعان برای مشاهده مؤثر است.
کارفرمایان ممکن است از منشی خود بخواهند در طول جلسات یا رویدادها با مخاطبان صحبت کند، بنابراین توانایی سخنرانی عمومی می‌تواند به منشی‌ها کمک کند ارائه‌های جذابی داشته باشند.
جمع‌بندی
جایگاه منشی، نقشی اساسی در موفقیت هر نوع مطب و دفتر و کلینیک دارد منشی برای انجام صحیح وظایف خود، نیاز به مهارت ها و ویژگی هایی دارد که در این مقاله به‌طور مفصل شرح داده شد. با داشتن یک منشی خوب و موفق و بهبود این جایگاه، کسب و کار خود را ارتقا دهید.
