سیستم 5S در مدیریت چیست؟ + روش پیاده سازی آن

سیستم 5S در مدیریت، یک سیستم برای نظم بخشیدن به محیط کار است تا امور، مؤثرتر و کارآمدتر و با پشتوانه قوی‌تری پیش بروند. این سیستم، بر قرار دادن هر چیز دقیقاً در بخشی که به آن تعلق دارد تمرکز می‌کند و بدین واسطه محیط کار را منظم نگه می‌دارد. این موجب می‌شود که کارکنان بتوانند بدون اتلاف وقت و آسیب، کارشان را انجام دهند.

 

تعریف سیستم پنجگانه 5S

5S مخفف چیست؟ روش 5S به مجموعه‌ای از پنج اصطلاح وام‌گرفته از زبان ژاپنی اشاره دارد که با حرف S شروع می‌شوند و امروزه در بیزینس کوچینگ نیز به رعایت آن تاکید می‌شود. اصطلاحات معادل آن در زبان انگلیسی نیز با S شروع می‌شوند. در اصل، این پنج عبارت، پنج مرحله به سمت بهبود فرآیندهای سازمان را نشان می‌دهند.

 

5S مخفف چیست؟

پنج واژه ژاپنی تشکیل دهنده مراحل 5S عبارت است از:

1. Seiri –  بتمییزبخشی (Sort)
2. Seiton –   ترتیب بخشی (Set In Order)
3. Seiso –  درخشش (Shine)
4. Seiketsu –  استاندارد سازی (Standardise)
5. Shitsuke –  ثبات و تکرار این چرخه (Sustain)

هر کدام از این S ها یکی از پنج مرحله در چرخه‌اند که موجب پیشرفت و ارتقای کلی و بهبود عملکرد در یک بیزینس می‌شود. در ادامه این مراحل را توضیح خواهیم داد.

مراحل و اصول 5S چیست؟

هر کدام از این 5 مرحله به چه معنا هستند و اصطلاحات 5S مخفف چیست؟ در این‌جا به‌طور خلاصه خواهیم گفت که اصول 5S چیست و چه معنایی دارند.

 

1. مرتب سازی (Sort)

ابزار، مواد و دستورالعمل‌های مورد نیاز را از مواردی که لازم نیست جدا کنید.

هر چیزی را که لازم نیست از محل کار خارج کنید و هیچ چیز اضافه ای را به این امید که روزی به درد بخورد نگه ندارید.

مرتب بودن محیط کار، بسیار مهم تر از فواید احتمالی نگه داشتن اشیای اضافه است.

 

2. سازماندهی و بایگانی (Set In Order)

همه ابزارها، تجهیزات، فایل‌ها و… را برای مکان‌یابی سریع و آسان، مرتب کنید.

تمام مکان‌های ذخیره‌سازی، ابزارها و تجهیزات را برچسب بزنید.

طوری که جای هر چیزی واضح و روشن باشد و نیازی به فکر کردن برای پیدا کردن اشیا نباشد.

 

3. درخشش (Shine)

استانداردهای جدیدی را برای پاکیزگی تعیین کنید.

تمام زباله‌ها، چربی‌ها و کثیفی‌ها را تمیز و پاک کنید.

همه چیز باید تمیز، مرتب و در جای مناسب خود قرار گیرد.

 

4. استاندارد کردن (Standardise)

نیروی کار را برای انجام منظم مراحل 1، 2 و 3، به‌صورت روزانه درگیر کنید تا محیط کار در شرایط استاندارد باقی بماند.

قوانینی را برای پایبندی پرسنل به استانداردها تعیین کنید.

برنامه‌های تمیزکاری را سازمان‌دهی کنید، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کنید، و رویه‌ها را آماده کنید تا به همه کمک کنید به یاد داشته باشند چه کاری باید انجام دهند.

 

5. پایداری (Sustain)

نظام آراستگی 5S در مدیریت را بخشی از فرهنگ خود قرار دهید و آن را در فلسفه شرکت بگنجانید.

تعهد سازمانی ایجاد کنید تا 5S به یکی از ارزش‌های سازمانی شما تبدیل شود و همه، 5S را به عنوان یک عادت بپذیرند.

یک روز، دو روز، یک ماه یا دو ماه بعد، بررسی کنید که محل کار شما چگونه به نظر می‌رسد و برای بررسی بعدی برنامه ریزی کنید.

هدف نظام آراستگی 5S

ایدهٔ نظام 5S برای اولین بار در اوایل قرن بیستم توسط رهبران شرکت تویوتا موتورز مطرح شد. از این سیستم در غرب به عنوان «سیستم تولید ناب» هم یاد می‌شود.

5S موجب افزایش ارزش محصولات و خدمات ارائه شده به مشتریان می‌شود. و این هدف را با یافتن و حذف عوامل اتلاف در چرخهٔ تولید دنبال می‌کند.

شعار سیستم 5S در مدیریت، این اصل است که درصورت منظم بودن یک ارگان، نتیجهٔ مطلوب گرفتن امری طبیعی است.
و برخلاف آن، محیط کار نامنظم، منجر به اشتباه‌های زیاد و اتلاف وقت، کم‌کاری و حتی اتفاقات ناگوار می‌شود.

 

مزیت‌های اجرای سیستم 5S در محیط کار

برای اجرای سیستم 5S، مزیت‌های زیادی را می‌توان متصور شد. اما به برخی از مهمترین این مزیت‌ها اشاره خواهیم کرد:

 

کمتر شدن هزینه‌ها

بسیاری از هزینه‌های بیهوده ایجاد شده در کسب و کار، در اثر برقرار نبودن نظم و سازماندهی شده نبودن محیط کار است. پس از برقراری این سیستم، پی می برید که برخی هزینه‌های نیروی کار را اضافه صرف می‌کنید. و یا برخی از هزینه‌ها نیز صرفا به دلیل بی‌نظمی هاست که به مجموعه ما تحمیل می‌شود. می‌توان با یک بار صرف زمان و هزینه، این گونه هزینه‌ها را برای مدت‌ها از سیستم خود کسر کنید.

 

کیفیت بهتر

شفافیتی که در اثر برقراری نظام آراستگی 5S برقرار می‌شود مسیرهایی را در برابر ذهن شما باز می‌کند که باعث نمایان شدن راهکارهایی برای افزایش کیفیت می‌گردد. زمانی که مسیرهایی شفاف دارید به سادگی می‌توانید تشخیص دهید که در کدام مراحل می‌توانید کیفیت کار را افزایش دهید تا در نهایت، کیفیت محصول یا خدمت نهایی شما نیز بهبود یابد.

 

بهره‌وری بیشتر

ممکن است پس از برقراری این سیستم، بسیاری از Task ها و وظایف، ساده‌تر گردد و یا حتی برخی از این اقدامک‌ها قابل حذف باشند. در نتیجه، مسیر کارکرد شما بسیار نزدیک‌تر به هدف شما خواهد بود.

 

رضایت بیشتر مشتریان

طراحی مسیرهای شفاف‌تر ارتباطی با مشتریان و سرعت بیشتر در ارائه خدمات، دو عامل اساسی خواهند بود که بیشترین تاثیر را در افزایش رضایت مشتریان شما خواهد داشت. اما نظم برقرار شده در مجموعه، قطعا به چشم مشتریان شما نیز خواهد آمد و در بالا رفتن ارزش برند شما در چشم آنها تاثیر بسزایی خواهد داشت.

 

محیط کار امن‌تر

در مجموعه‌های مختلف و به خصوص مجموعه‌هایی که خطرات فیزیکی در محیط کار وجود دارد، برقراری سیستم 5S به شدت مهم بوده و از مهمترین اقدامات مدیر این گونه مجموعه‌ها، برقراری این سیستم است. باید نوع برقراری این سیستم و پایبندی به آن، برای تمامی کارکنان مجموعه، حتی افرادی که ارتباط مستقیم با آن ندارند توجیه و آموزش داده شود.

اجرا و آموزش 5S در مدیریت

اجرای این سیستم برای بیزینس شما، نیازمند آموزش 5S به پرسنل است. برای این کار ابتدا از اهمیت 5S، بخش‌های مختلف آن و تاریخچه‌اش صحبت کنید.

درست است که صحبت از اجرای یک سیستم جدید مقداری دلهره‌آور است، و شروع به آن کاری دشوار است؛ اما توصیه می‌شود که با گام‌های کوچک، تصمیم بگیرید که پیاده سازی این سیستم را از چه دپارتمان و بخش‌هایی آغاز کنید.

 

هزینه‌های اجرای 5S

برخلاف تصور شما، اجرای این سیستم هزینه زیادی برای سازمان شما نخواهد داشت. ممکن است برای تهیه برخی موارد، نیاز به سرمایه‌گذاری داشته باشید؛ و هم‌چنین نیاز است مقداری زمان را برای آموزش سیستم 5S به کارکنان خود تخصیص دهید؛ اما در نهایت و در نگاه طولانی مدت، 5S موجب روان‌تر شدن فرآیند کارها و جلوگیری از اتلاف هزینه‌ها و اتفاقات ناگوار می‌گردد.

 

چه کسانی به نظام آراستگی 5S نیاز دارند؟

عملاً تمامی افراد، سازمان‌ها و مدیران هر مجموعه باید به پیاده سازی نظام 5S در سازمان خود بیندیشند. وقتی که کارکنان شما، توجه و اهتمام ورزی شما نسبت به این موضوع را ببینند با این موضوع جدی‌تر برخورد می‌کنند.

 

شعار 5S : ایمنی

برخی از سازمان‌ها، یک مرحله اضافه کرده‌اند و عنوان فرآیند خود را پنج به‌اضافه یک گذاشته‌اند. مرحله اضافی که اعمال می‌شود ایمنی است. هدف از افزودن این مرحله، پرورش فرهنگی است که با شناسایی هرگونه خطر در محل کار و حذف آن‌ها، ایمنی را افزایش می‌دهد. تاکید بر این است که در هر یک از مراحل شعار 5S ، “اول ایمنی” است.

جلوگیری از 8 اسراف در بیزینس، با استقرار سیستم 5S

همان‌طور که قبلا گفته شد، اصول 5S ابزارهای موثری برای کاهش اتلاف‌ها، بهبود کیفیت، افزایش کارایی، ارتقای ایمنی و تشویق به بهبود مستمر هستند.

 

تولید بیش از تقاضا و نیاز

تولید محصول بیش‌تر از میزان مورد نیاز یا سریع‌تر از زمانی که مورد نیاز است.

برای تولید مقدار مناسب در زمان مناسب تلاش کنید.

 

موجودی بیش از حد

این می‌تواند نتیجه مستقیم تولید بیش از حد باشد یا ممکن است به دلیل شیوه‌های خرید ضعیف باشد.

موجودی بیش از حد یا غیرضروری می‌تواند اشکال دیگری از زباله را منتشر کند.

 

پردازش نامناسب یا بدون ارزش افزوده

ضایعات ناشی از استفاده از ابزار نادرست، انجام عملیات بیهوده و یا عدم استفاده از کارآمدترین فرآیندها و ابزارها.

مراقب عبارت “ما همیشه این کار را انجام داده‌ایم” باشید. فرآیند مناسب و ابزار صحیح می‌تواند ضایعات را کاهش دهد.

 

انتظار

زمان و منابع هنگام انتظار برای قطعات، منابع یا اطلاعات تلف می‌شوند چرا که هر چیزی در جای معین خود است.

 

حمل و نقل

جابجایی بیش از حد، اتلاف هزینه و انرژی است. برنامه ریزی مناسب و فرآیندنویسی می‌تواند به کاهش یا حذف حمل و نقل اضافی کمک کند.

حرکت غیرضروری

هر حرکتی که توسط اپراتور انجام شود و ارزش افزوده نداشته باشد، اتلاف است. مجموعه را طوری سازمان‌دهی کنید تا همه ابزارها و لوازم به راحتی در دسترس قرار گیرند.

 

عیوب

این شکل از اتلاف، یکی از بدترین موارد است. تولید قطعات یا مجموعه‌های غیر منطبق باعث افزایش ضایعات، کاهش راندمان فرآیند، هدر رفتن زمان ماشین می‌شود و باعث سایش ابزار بدون خلق ارزش افزوده می‌شود.

 

خلاقیت استفاده نشده کارکنان (ایده‌های بالقوه)

بسیاری از شرکت‌ها اکنون متوجه شده‌اند که به‌ترین دارایی آن‌ها کارکنان‌شان است. شرکت‌ها باید فضایی ایجاد کنند که در آن ایده‌ها تشویق شوند. برخی از موفق‌ترین سازمان‌ها فرهنگی ایجاد کرده‌اند که در آن ایده‌های کارکنان شنیده و ارزیابی شود. هنگامی که ایده‌های خوب آن‌ها اجرا می‌شود، کارمند شناخته شده و پاداش می‌گیرد.

جمع‌بندی

سیستم 5S را شرح دادیم و گفتیم که چگونه این سیستم، شکل گرفت و باعث تحول کمپانی تویوتا گردید. این نظام آراستگی برای هر نوع کسب و کار و سیستم مفید است و توصیه می‌شود با پیاده کردن آن (که کار سختی هم نیست) نظم را در مجموعه خود بیشتر کنید و اثر عجیب آن را در بازدهی کارکرد مجموعه خود مشاهده کنید.