حتما در کسب و کار شما هم پیش آمده که کارهایی را بارها و بارها انجام داده‌اید و از این خسته شدید که چرا باید چند کار تکراری را مدام انجام دهید. فرآیند نویسی راه حل این مشکل است. ما در این مقاله، با ارائه دو مثال از کسب و کار پزشکان و کلینیک‌های زیبایی، به آموزش فرایند نویسی می‌پردازیم.
فرآیند نویسی چیست؟
فرایند نویسی، راه حلی ساده برای رهایی از توضیحات تکراری به کارکنان، مشتریان و مراجعه کنندگان است. با این کار، شما یک بار برای همیشه به سوالات متداول پاسخ خواهید داد و مراجعه پرسنل و مشتریان به شما را به حداقل ممکن خواهد رساند.
فرآیند نویسی در نهایت خیلی از چالش‌های کسب و کارتان را برطرف خواهد کرد؛ باعث آزاد شدن وقت شما می‌شود؛ چالش سر و کله زدن با منشی و پرسنل را کاهش می‌دهد؛ سوالات مراجعه کنندگان برطرف می‌شود؛ و دیتابیسی از اطلاعات خواهید داشت برای تولید محتوا در فضای مجازی.
حالا آموزش فرآیند نویسی را در قالب دو مثال از کسب و کار پزشکان، مطالعه نمایید.
آموزش فرآیند نویسی
ابتدا فرایند نویسی را با یک مثال از پزشکان و جراحان و دستیاران جراح بررسی کنیم:
برای دستیاران جراحی که در مطب‌ها و کلینیک‌های متعددی فعالیت دارند و به جراحی‌های متفاوتی می‌روند این چالش وجود دارد که روتین‌های پزشک و وسایل مورد نیاز را باید از ابتدا به پرستاران و کمک‌های جدید انتقال دهند. اما چطور می‌توان از این حرف‌های تکراری خلاص شد؟
پنج تا از عمل‌هایی که بیشتر از همه با پزشک مورد نظر انجام می‌دهید در لیست بنویسید و اقلام مصرفی روتین هر یک از این جراحی‌ها را در این لیست اضافه کنید. به عنوان مثال بنویسید:
برای عمل رینوپلاستی با دکتر الف:
- دستکش از نوع مورد نظر و تعداد مورد نظر
- نخ از نوع مورد نظر و به تعداد مورد نظر
- تعداد مورد نیاز سرنگ
- ارتفاع تخت جراحی
و تمام جزییاتی که ممکن است شما را در میان عمل درگیر کند. (موارد پیش از عمل، مراقبت‌های پس از عمل، تمام نکات آموزشی و …)
هنگامی که با پرستار یا کمک جدید مواجه می‌شوید به‌جای آن که زمان خود را صرف آموزش و ارائه نکات کنید با ارائه یک برگه مکتوب، این اطلاعات را به راحتی انتقال خواهید داد. این اطلاعات هم‌چنین برای دستیار خودتان هم قابل استفاده است.
فرایند نویسی برای منشی
برای آموزش پاسخ سوالات مراجعین و تماس گیرندگان به منشی, این مراحل را انجام دهید:
- یک بار برای همیشه وقت بگذارید. (و این در بدترین حالت 4 الی 5 ساعت از زمان شما را خواهد گرفت.)
- تمام سوالات، دغدغه‌ها و مشکلات مراجعه کنندگان در قبل از مراجعه، حین مراجعه و پس از مراجعه را مکتوب کنید.
- پاسخ تمام سوالات مراجعه کنندگان را بدهید و بصورت چاپ شده یا pdf در اختیار منشی قرار دهید. هنگام به وجود آمدن دغدغه برای مراجعه کننده، منشی به‌وسیله این فایل قادر به برطرف کردن آن مسئله خواهد بود.
- پس از این که هر سوال جدیدی مطرح شد با همین روند به لیست اضافه کنید تا آرشیو سوالات تکمیل‌تر شود و مراجعه منشی به شما، به کم‌ترین حد ممکن خود برسد.
با این کار، چنان‌چه روزی منشی در سیستم شما تغییر کند نیازی نیست زمان زیادی برای آموزش دادن منشی جدید صرف کنید و با تحویل دیتابیس و منبع اطلاعات به منشی جدید، در زمان خود صرفه جویی می‌کنید.
فرایندنویسی در بیمارستان
این کار را می توان برای تمامی پوزیشن های شغلی بیمارستان و کلینیک و مطب نیز انجام داد. فرآیندنویسی صحیح باید به گونه ای باشد که مطالعه آن، بتواند هر فرد تازه واردی را هم به تمامی جزییات آن شغل آگاه نماید و نیاز به آموزش مستقیم و اشتباهات را به حداقل ممکن برساند. اگر می خواهید به عنوان یک صاحب کسب و کار یا مدیر بخشی از یک کسب و کار، امور را به شکلی سازمان یافته و منظم تر پیش ببرید یکی از اولین کارهای لازم شما، فرایند نویسی برای بیمارستان، کلینیک، کارخانه، کارگاه یا هر نوع کسب و کار دیگر است.
جمع‌بندی
فرآیند نویسی، بهترین استراتژی کاهش زمان برای رهایی از ارائه توضیحات تکراری به پرسنل و مشتریان است. یک‌بار برای همیشه دغدغه مراجعه کنندگان را مکتوب کنید، به آن‌ها پاسخ دهید و در اختیار منشی یا دستیار یا مشتریان خود قرار دهید. این سوال و جواب‌ها می‌تواند بصورت نوشتاری یا ویدئویی آماده شده و محتوای اینستاگرام شما را نیز تشکیل دهد. با انجام این کار، هم خود شما راحت‌تر خواهید بود، هم منشی شما. و هم‌چنین رضایت مراجعه کنندگان از شما افزایش زیادی خواهد داشت.
