تکنیک 5 چرا (5 why) چیست؟

مشکلات پیش‌بینی نشده، ممکن است در هر تیم یا فرآیندی رخ دهد. باید بدانید که مشکلات، نشانه‌ای از وجود مسائل عمیق‌تر هستند. رفع سریع یک مشکل ممکن است راه حل مناسبی باشد اما از شما و کسب و کارتان در برابر بروز اشتباهات مکرر محافظت نمی‌کند. به همین دلیل است که تیم شما باید روی یافتن علت اصلی تمرکز کند و به درستی با آن مقابله کند. تکنیک 5 Whys یکی از مؤثرترین ابزارها برای تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای در مدیریت ناب است. هر تیمی در کار روزانه خود با موانعی روبرو است. با این حال، استفاده از تکنیک ۵ چرا به شما کمک می‌کند تا علت اصلی هر مشکلی را بیابید و از بیزینس‌تان در برابر اشتباهات و شکست‌های مکرر محافظت کنید.

روش 5 why چیست؟

روش 5 why، تکنیکی برای کشف ریشه بحران ها و حل مسئله است. در این روش، به جای نگاهی سطحی به هر مسئله و قانع شدن به اولین جواب موجود، در آن مسئله عمیق تر شده و به دنبال ریشه های ریشه مشکل می گردیم. اگر حس می کنیم دلیل A باعث بوجود آمدن این مشکل شده است، چه چیزی باعث بوجود آمدن خود دلیل A شده است؟ اگر دلیل B ریشه دلیل A است، ریشه خود دلیل B چیست؟ و همینطور تا چند مرحله پیش می رویم تا دلایل عمیق تر هر اتفاق را کشف کنیم.

5 Why را از کودکان بیاموزید

اگر می خواهید بدانید تکنیک پنج چرا دقیقا به چه صورت اجرا می شود به سوالات کودکان توجه کنید که چطور به صورت دنباله دار سوالات خود را مطرح می کنند و تا ریشه هر مطلب را پیگیری می کنند! هر کودکی می داند که علت هر معلولی، خودش معلول علت دیگری است و با طرح سوالات مکرر به دنبال علت علت ها می گردد!!

منشا روش 5 چرا

روش 5 چرا بخشی از سیستم تولید تویوتا است. این تکنیک که توسط ساکیچی تویودا، مخترع و صنعت‌گر ژاپنی ابداع شد، به بخشی جدایی ناپذیر از فلسفه ناب تبدیل شد.

“اساس رویکرد علمی تویوتا این است که هر زمان که مشکلی پیدا می‌کنیم پنج بار بپرسیم چرا. با تکرار پنج باره چرایی، ماهیت مشکل و هم‌چنین راه حل آن مشخص می‌شود.”

مدیر تویوتا معتقد بود هر زمانی که مشکلی در سازمان وی پیش می آید در پس پرده مشکلات فنی و ماشینی، چیزی در نیروی کار انسانی وی دارای مشکل است که با حل آن مشکل، مشکلات فنی نیز به سادگی قابل حل خواهد بود.

فرآیند تحلیل علت ریشه‌ای، باید شامل افرادی با تجربه عملی باشد. آن‌ها می‌توانند با ارزش‌ترین اطلاعات را در مورد هر مشکلی که در حوزه تخصصی آن‌ها ظاهر می‌شود به شما ارائه دهند.

هدف تکنیک پنج چرا

هنگام استفاده از تکنیک 5 چرا، می‌خواهید به اصل مشکل برسید و سپس آن را برطرف کنید. در واقع، 5 چرا ممکن است به شما نشان دهد که منبع مشکل، کاملاً غیرمنتظره است.

اغلب، مسائلی که به عنوان یک مشکل فنی در نظر گرفته می شوند، در واقع مشکلات انسانی و فرآیندی هستند. به همین دلیل است که اگر می‌خواهید از تکرار شکست‌ها جلوگیری کنید، یافتن و از بین بردن علت اصلی بسیار مهم است.

مثال برای تکنیک پنج چرا

در این‌جا مثالی از اجرای 5 چرا آورده شده است.

مشکل: ما خبرنامه را برای آخرین به‌روز رسانی نرم افزار، به موقع ارسال نکردیم.

1. چرا خبرنامه را به موقع ارسال نکردیم؟ به‌روز رسانی‌ها تا مهلت مقرر اجرا نشدند.

2. چرا به‌روز رسانی‌ها به موقع اجرا نشدند؟ زیرا توسعه دهندگان هم‌چنان روی ویژگی‌های جدید کار می‌کردند.

3. چرا توسعه دهندگان هم‌چنان روی ویژگی‌های جدید کار می‌کردند؟ یکی از توسعه دهندگان جدید مراحل را نمی‌دانست.

4. چرا توسعه دهنده جدید با همه رویه‌ها آشنا نبود؟ او به درستی تربیت نشده بود.

5. چرا او به درستی آموزش ندیده است؟ زیرا CTO معتقد است که کارکنان جدید، نیازی به آموزش کامل ندارند و باید در حین کار یاد بگیرند.

می‌توانید متوجه شوید که علت اصلی مشکل اولیه، چیزی کاملاً متفاوت از بسیاری از انتظارات است. علاوه بر این، بدیهی است که این یک مشکل تکنولوژیکی نیست، بلکه یک مشکل فرآیندی است. این امری معمولی است زیرا ما اغلب بر روی بخش محصول مشکل تمرکز می‌کنیم و عامل انسانی را نادیده می‌گیریم.

بنابراین، تجزیه و تحلیل تکنیک 5 Whys با هدف بررسی عمیق یک مشکل خاص تا زمانی که علت واقعی را به شما نشان دهد، انجام می‌شود. به خاطر داشته باشید که “5” فقط یک عدد است. برای تکمیل فرآیند و انجام اقدامات مناسب، هر چند بار که لازم است «چرا» را بپرسید.

چگونه روش 5 چرا را شروع کنیم؟

تکنیک 5 چرا ممکن است به شما در دست‌یابی به بهبود مستمر در هر سطحی از سازمان‌تان کمک کند. در این‌جا چند مرحله اساسی وجود دارد که باید دنبال کنید.

تیم تشکیل دهید

سعی کنید یک تیم از افراد بخش‌های مختلف جمع آوری کنید. هر نماینده باید با روندی که قرار است مورد بررسی قرار گیرد آشنا باشد. با تشکیل یک تیم، شما دیدگاه‌های منحصر به فردی را دریافت خواهید کرد. این به شما کمک می کند اطلاعات کافی برای تصمیم گیری آگاهانه جمع آوری کنید. توجه داشته باشید که این یک کار فردی نیست و باید توسط تیم اجرا شود.

مشکل را تعریف کنید.

مشکل را با تیم در میان بگذارید و مشکل را واضح بیان کنید. این به شما کمک می‌کند تا محدوده موضوعی را که قرار است بررسی کنید مشخص کنید.
این مهم است زیرا بررسی یک مشکل بزرگ، ممکن است یک تمرین وقت گیر با مرزهای مبهم باشد. سعی کنید تا حد امکان متمرکز باشید تا در نهایت یک راه حل موثر پیدا کنید.

بپرس چرا

به یک نفر قدرت دهید تا کل فرآیند را تسهیل کند. این رهبر تیم، سوالات را می‌پرسد و سعی می‌کند تمرکز تیم را حفظ کند. پاسخ‌ها باید بر اساس حقایق و داده‌های واقعی باشد، نه بر اساس نظرات احساسی. تسهیل کننده باید هر چند بار که لازم است «چرا» را بپرسد تا زمانی که تیم بتواند علت اصلی مشکل اولیه را شناسایی کند.

از نزدیک مشاهده و بررسی کنید

برای آن که ریشه مسائل را کشف کنید به کف سازمان یا تیم خود رفته و از بدون واسطه ترین حالت ممکن، سوالات را بپرسید و ریشه ها را جستجو کنید. مدیریت روز دنیا، در عین حالی که به سلسله مراتب نیاز دارد اما تلاش می کند که مستقیم ترین روش های ارتباطی مدیر با تمام طبقات سازمان را نیز در نظر بگیرد.

چه زمانی از 5 چرا استفاده کنیم؟

زمانی که انسان، افکار و احساسات او در کار دخیل است (حتی به میزان کمتری نسبت به کار ماشینی موجود در خط تولید یا خدمات شما) استفاده از تکنیک 5 چرا موثر خواهد بود. همچنین هنگامی که عوامل مختلفی در انجام یه فعالیت یا فرایند دخیل اند این تکنیک باعث خواهد شد تا کلیدی ترین عامل کند شدن یا متوقف شدن فرآیند را پیدا کنید و مستقیما به سراغ اصلاح همان عامل بروید.

توصیه‌ها

توصیه 1

بیش از حد سوال نپرسید. اگر ادامه دهید، ممکن است در نهایت پیشنهادات و شکایات غیرمنطقی دریافت کنید، که هدف این نیست. روی یافتن علت اصلی تمرکز کنید.

توصیه 2

گاهی اوقات ممکن است بیش از یک علت اصلی وجود داشته باشد. در این موارد، تجزیه و تحلیل 5 Whys بیشتر شبیه یک ماتریس با شاخه‌های مختلف خواهد بود. این حتی ممکن است به شما در شناسایی و حذف مسائل سازمانی که اثرات منفی دائمی بر عمل‌کرد کلی دارند کمک کند.

ویژگی استفاده از روش پنج چرا چیست؟

مهمترین ویژگی استفاده از روش پنج چرا را می توان حل ریشه ای مسائل دانست. با اجرای این تکنیک مطمئن خواهید شد که به عمیق ترین دلیل هر مسئله و مشکل پی برده و آن را از میان برداشته اید و مشکل از میان رفته، دوباره و به شکلی دیگر ظاهر نخواهد شد.

جمع‌بندی

“تکنیک 5 چرا” روشی است که در مواجهه با هر نوع مشکلی، به شما کمک می‌کند تا از علت‌های سطحی بگذرید و به ریشه مشکلات پی ببرید. با تکرار این روش در مواجهه با مشکلات خود، بر آن مسلط شوید تا بتوانید نهایت استفاده را از آن ببرید و مسائل خود را ریشه‌ای حل کنید.

ارائه از: تیم بیوتی کوچینگ