روش تایم باکسینگ Time Boxing برای مدیریت زمان

در برخی شیوه‌های مدیریت زمان، فرد وظیفه‌ای را بر عهده می‌گیرد و تا زمان تکمیل آن، دست از آن فعالیت نمی‌کشد. روش برنامه ریزی تایم باکسینگ Time Boxing یک تکنیک مدیریت زمان است که کاری را که ممکن است به دقیقه‌ها، ساعت‌ها، روزها یا حتی هفته‌ها بیانجامد، به یک بازه زمانی ثابت محدود می‌کند. در یک دوره زمانی ثابت روی فعالیت کار می‌کنید و پس از اتمام زمان، کار روی آن را متوقف می‌کنید. سپس ارزیابی می‌کنید که آیا به اهداف برنامه‌ریزی شده خود رسیده‌اید یا خیر.

 

 

روش تایم باکسینگ Time Boxing چیست؟

به تجربه‌ای فکر کنید که در آن، با استرسِ یک ضرب الاجل روبه‌رو شده‌اید؛ و شدت تمرکزی را که هنگام عجله برای انجام همه کارها تجربه کرده‌اید، به یاد بیاورید. تکنیک تایم باکسینگ از این پدیده روانی به نفع شما استفاده می‌کند. اما چرا ضرب الاجل‌ها چنین عامل انگیزشی مهمی هستند؟ نظریه انگیزش زمانی بیان می‌کند که زمان، یک عامل انگیزشی اصلی است و “تمرکز ما برای انجام کار، با نزدیک شدن به یک ضرب الاجل، به‌طور تصاعدی افزایش می‌یابد.” به عبارت دیگر، تمرکز ما با به وجود آمدن جدول زمانی یا تایم باکسی که برای انجام یک کار داریم، افزایش می‌یابد.

این مقاله را بخوانید و روشی را که برخی بزرگان کسب و کار و تجارت و… مثل ایلان ماسک از آن استفاده می‌کنند بیاموزید.

 

 

قانون پارکینسون

طبق قانون پارکینسون، “کار، به اندازه زمان در دسترس برای تکمیل آن، طول می‌کشد”. برای مثال، اگر 3 هفته را به یک کار اختصاص دهید، مهم نیست که واقعاً بتوانید آن را سریع‌تر به پایان برسانید یا نه؛ ناخودآگاه زمان لازم برای تکمیل هدف خود را به تعویق خواهید انداخت و طوری کار می‌کنید که وظیفه، زودتر از 3 هفته تکمیل نشود. بنابراین، اگر نمی‌خواهید یک ماه کامل را صرف نوشتن یک مقاله 5 صفحه‌ای کنید (فقط به این دلیل که این مهلتی است که برای خود تعیین کرده‌اید) باید روش تایم باکس را امتحان کنید.

کودکی را در نظر بگیرید که از او خواسته می‌شود «قبل از پدر به خانه برگردد» و در صورت عدم انجام، تنبیه می‌شود. بیشتر کودکان بازی‌گوش، ترجیح می‌دهند تا آخرین لحظاتی که زمان دارند بازی کنند؛ و بعد، به‌خاطر تنبیه نشدن، در انجام دادن کارهای روزانه عجله می‌کنند. کودک با این کار، یک مفهوم قدرت‌مند را نشان داده است؛ آن‌ها حداکثر استفاده را از زمان می‌برند و خواسته والدینش را نیز اطاعت می‌کنند. بنابراین، آن‌چه که اغلب به عنوان تعلل در نظر گرفته می‌شود، می‌تواند به عنوان کارایی تلقی شود. روش تایم باکسینگ یک رویکرد پیش‌گیرانه برای این اصل روان‌شناختی طبیعی انسان است.

در این مقاله، همه چیزهایی را که باید در مورد این تکنیک مدیریت زمان هدف‌مند بدانید را ذکر کرده‌ایم.

 

روش برنامه ریزی تایم باکسینگ

برای اجرای روش Time Boxing لازم است مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:

 

1. نوشتن فعالیت‌ها

همه کارهایی که فکر می‌کنید باید انجام دهید یادداشت کنید و از آنها لیستی تهیه کنید. این لیست باید همه کارهای کوچک و بزرگ و مهم و غیر مهم شما را شامل شود. این کار را باید برای هر روز خود انجام دهید. می‌توانید در ابتدای هر روز این لیست را آماده کنید اما بهتر است که آن را شب قبل، پیش از خواب آماده کنید تا زمان مفید ابتدای روز را نگیرد. ضمنا هر زمان از روز که کاری را برای روزهای بعد به ذهنتان رسید آن را در لیست کارهای مورد نظر خود بنویسید تا ذهن خود را از فکر کردن به آن رها کنید و در همان روز، به آن رسیدگی کنید.

 

2. کارهای خود را اولویت بندی کنید

حال از بین همه کارهایی که برای روز خود نوشته اید، حداکثر سه مورد را که دارای اولویت بالاتری هستند انتخاب کنید. دقت داشته باشید که این انتخاب، یا براساس فوری و ضروری بودن آن کار جهت انجام در این روز، و یا با توجه به مهم بودن آن فعالیت در رساندن شما به اهدافتان انتخاب گردند. اینطور فکر کنید که اگر فقط قرار باشد سه مورد از کارهای امروز را انجام دهید کدام فعالیت ها را انتخاب خواهید کرد. انتخاب اولویت ها را بهتر است در ابتدای روز انجام دهید تا با توجه به شرایط و آخرین اتفاقات، این انتخاب را انجام دهید.

 

3. اختصاص زمان

برای هر یک از فعالیت های خود، زمان خاص آن را اختصاص دهید. در یک جدول که ساعات مختلف روز نوشته شده هر فعالیت را در زمان مخصوص به خود قرار دهید. اما توجه داشته باشید که همه ساعت روز خود را همانند برنامه هفتگی مدارس پر نکنید! لزومی به پر کردن همه ساعات نیست بلکه این مهم است که کارهایی که لازم است انجام شود. حتما زمان هایی را طول روز خالی بگذارید تا اگر به هر دلیلی، بخشی از برنامه اجرا نشد زمانی برای جبران آن وجود داشته باشد.

 

4. انجام فعالیت ها و ثبت نتایج

حال در طول روز و با توجه به زمانی که در آن حضور دارید کار اختصاص داده شده را انجام دهید. چنانچه به هر دلیلی بخشی از برنامه شما اجرا نشد در زمان های بعدی به این نکته توجه داشته باشید که حتما حتما سه اولویت روز خود را انجام دهید، حتی اگر انجام آنها، به قیمت انجام ندادن تمام کارهای دیگر برنامه ریزی شده شما باشد. پس از انجام هر فعالیت، می‌توانید بازخورد خود را از نحوه و زمان انجام هر فعالیت به طور خلاصه ثبت کنید تا در برنامه ریزی روزهای بعد، دقیق‌تر عمل کرده و به هر کار، با توجه به زمان مورد نیاز آن زمان اختصاص دهید.

 

5. پاداش خود را مطالبه کنید

برای هر روز خود، پاداشی تعیین کنید. درست است که پاداش اصلی، موفقیت شما و رسیدن به اهداف است، اما مغز انسان، پاداش های آنی و کوتاه مدت را دوست دارد. با تعیین پاداش کوتاه مدت روزانه، به مغز و قدرت اراده خود کمک خواهید کرد تا با شما همگام‌تر باشند. در پایان روز چنانچه موفق شدید حداقل سه اولویت اصلی خود را انجام دهید پاداش خود را مطالبه کنید و از آن لذت ببرید.

 

 

 

جدول تایم باکسینگ

جدول تایم باکسینگ می‌تواند بنا به سلیقه هر فرد، شخصی سازی شود اما در تصویر زیر می‌توانید نمونه‌ای پیشفرض از جدول تایم باکس را مشاهده نمایید:

البته اصول تایم باکسینگ را می‌توان در جداولی با ظواهر متفاوت پیاده کرد و این امکان وجود دارد که آن را بنا بر سلیقه خود تنظیم کنید.

 

دانلود pdf جدول برنامه ریزی روزانه تایم باکسینگ

جهت دانلود نمونه جدول برنامه تایم باکس، روی لینک زیر کلیک کنید:

>>>>>>>>>     دانلود PDF جدول تایم باکسینگ     <<<<<<<<<

البته می‌توانید پس از مدتی استفاده از این جدول، با توجه به ویژگی‌های مورد نظر خود و سلیقه شخصی، آن را ویرایش و شخصی سازی کنید.

 

 

تایم باکس و نکات مهم آن

هنگامی که به لیست طولانی کارهایی که باید انجام دهید فکر می‌کنید، می‌توانید به راحتی احساس غرق شدن و گیج شدن کنید؛ که این می‌تواند منجر به استرس یا اهمال کاری شود. تایم باکس می‌تواند به شما کمک کند روز خود را برنامه ریزی کنید تا بهره وری خود را به حداکثر برسانید و موارد را به کارآمدترین شکل ممکن از لیست کارهای خود حذف کنید. این چهار مرحله را برای شروع سازماندهی روز خود با روش تایم باکسینگ امتحان کنید:

 

تایم باکس خود را برای هر کار تنظیم کنید

با تخمین این‌که هرکار چه مدت طول می‌کشد، شروع کنید. واقع بین باشید. اغلب اوقات، انجام کارها بیش‌تر از آن‌چه پیش بینی می‌کنید طول می‌کشد و مهم است که فضایی برای وقفه‌ها و هرگونه اتفاق غیرمنتظره ایجاد کنید. با نگاه خوشبینانه غیر واقع بینانه، کارهای شما زودتر تمام نخواهد شد؛ با این کار، فقط به خود امید واهی می‌دهید. البته سعی کنید که از آن طرف بوم هم نیفتید و زمان بیهوده برای کارها اختصاص ندهید.

 

یک تایمر تنظیم کنید

هنگامی که برای هر کار، زمان اختصاص دادید، یک تایمر تنظیم کنید تا به شما اطلاع دهد چه زمانی سراغ کار بعدی بروید و به کار بپردازید. تنظیم یک بازه زمانی خاص نه تنها به شما انگیزه می‌دهد تا کار موثری انجام دهید، بلکه باعث می‌شود از سایر پروژه‌های مهم نیز غافل نشوید. برای مدیریت این مورد، برنامه‌های زیادی برای موبایل نوشته شده است که به سادگی این امکان را به شما می‌دهد که بازه‌های زمانی شما را به شما اعلام کند.

 

استراحت کنید

بین هر تایم باکس، حتماً جایی برای استراحت‌های کوتاه بگذارید. ممکن است ادامه کار در زمان‌های استراحت تعیین شده وسوسه‌انگیز باشد، اما چند دقیقه کنار گذاشتن کار، می‌تواند به شما کمک کند با چشم‌اندازی تازه به کار خود بازگردید. اما این مهم است که زمان استراحت را از قبل تعیین کنید و در بین بازه کار، ناگهان آن را قطع نکنید. و اگر به زمان استراحت رسیدید، در همان زمان کار را متوقف کنید.

 

مرور کنید، ویرایش کنید، تکرار کنید

در پایان هر جعبه زمانی و یا در پایان روز، به پیشرفت خود نگاهی بیندازید. اگر تمام وظایف خود را تکمیل کرده باشید، چه چیزی را می‌توانید یاد بگیرید تا در برنامه‌های آینده خود اعمال کنید؟ و اگر وظایفی باقی مانده است از خود صادقانه بپرسید که آیا زمان کافی برای تکمیل آن کار در نظر گرفته بودید؟ کجا از ریل خارج شدید یا حواس شما پرت شد؟ این نکات را در برنامه ریزی روزهای آینده خود اعمال کنید.

 

 

تایم باکسینگ، برنامه ریزی به روش ایلان ماسک

بخش عمده‌ای از شهرت این روش، بدلیل استفاده ایلان ماسک ثروتمندترین فرد جهان از آن است. ایلان ماسک توانسه است در سنین جوانی خود، چند بیزینس متفاوت را ایجاد و به اوج برساند. به همین جهت، دید بسیاری از افراد در دنیا، تمایل دارند تا مدیریت زمان و روش برنامه ریزی روزانه ایلان ماسک را بیاموزند و به کار گیرند. این روش ساده، تنها عامل موفقیت او نیست اما قطعا یکی از عوامل تاثیرگذار در موفقیت او و دستیابی به این ثروت عظیم است.

 

تکنیک پومودرمو

کارشناسان بهره‌وری به این نتیجه رسیده‌اند که وقتی وظایف، به‌جای تمرکز بر تکمیل، در بخش‌های زمانی انجام می‌شوند، زمان ناخالص صرف شده برای یک کار می‌تواند به میزان قابل توجهی کاهش یابد. تمرکز شدید، زمانی که با محدودیت زمانی مشخص مواجه می‌شود و با استراحت مفید تکمیل می‌شود، ترکیبی قدرتمند برای بهره‌وری است. برخی از کارشناسان پیشنهاد می‌کنند که در «تکه‌های زمانی» کار کنید و به مدت 25 دقیقه متوالی به یک کار توجه کنید؛ و سپس یک استراحت پنج دقیقه‌ای انجام دهید. این تکنیک که تکنیک پومودورو نامیده می‌شود، نمونه‌ای از زمان بندی است.

 

 

تفاوت بین time blocking و timeboxing

بلوک بندی زمانی و تایم باکسینگ هر دو روش‌هایی برای تخصیص دوره‌های زمانی ثابت به فعالیت‌ها هستند. بلوک بندی، رزرو زمان برای یک فعالیت است؛ و تایم باکسینگ محدود کردن زمانی است که برای آن صرف می‌کنید.

 

تایم بلاکینگ

با بخش بندی زمان، دوره‌های زمانی را برای هر چیزی که در دستور کارتان است، اختصاص می‌دهید. هر کاری که می‌ترسید در حالت عدم اعمال این روش وقت انجام آن را نداشته باشید. در time blocking، دوره‌های زمانی «بلوک‌های زمانی» نامیده می‌شوند و معمولاً زمان شروع و پایان یک فعالیت را تعیین می‌کنند. در پایان بلوک زمانی، ارزیابی می‌کنید که آیا می‌توانید کار را قبل از پایان دوره زمانی تعیین‌شده به پایان برسانید یا خیر؛ اگر این‌طور نبود، دفعه بعد باید زمان بیشتری را به همان کار اختصاص دهید.

 

تایم باکسینگ

با تایم‌باکسینگ، دوره‌های زمانی را به منظور ایجاد محدودیت زمانی برای انجام فعالیت‌هایی که می‌ترسید در صورت عدم اعمال این تکنیک زمان زیادی از شما را بگیرد، اختصاص می‌دهید. در تایم باکس، دوره‌های زمانی «جعبه‌های زمانی» نامیده می‌شوند و ممکن است دوره‌های زمانی بزرگ‌تری را شامل شوند که دوره‌هایی از 15 دقیقه تا چند ماه را پوشش می‌دهند. یک تایم باکس همیشه دارای ضرب‌الاجل‌ها و اهداف مشخصی است. در پایان تایم باکس، بدون توجه به هر چیزی، کار خود را انجام داده‌اید و سپس ارزیابی می‌کنید که آیا توانسته‌اید به اهداف خود دست یابید و به طور کامل یا جزئی به آن‌ها دست یافته‌اید. به عنوان مثال، شما می‌خواهید دفتر خود را مرتب کنید، اما نمی‌خواهید یک بعد از ظهر کامل را صرف آن کنید. بنابراین، شما نیم ساعت را به این کار اختصاص می دهید و بلافاصله پس از اتمام 30 دقیقه تایم باکس شما، صرف نظر از این‌که چقدر واقعاً موفق به تمیز کردن دفتر خود شده‌اید، آن را متوقف کنید.

 

 

تکنیک تایم باکسینگ در Agile Scrum

تیم‌های اسکرام، با تقسیم پروژه‌های بزرگ به چرخه‌های توسعه کوتاه مدت (اسپرینت)، بهره‌وری را معیاری برای تکمیل کارهای کوچک‌تر به عنوان مجموعه‌ای از بخش‌های یک کل بزرگ‌تر می‌بینند. تکنیک تایم باکسینگ، با تنظیم پارامترهای سخت‌گیرانه در زمان صرق شده برای وظایف فردی، به این فرآیند کمک می‌کند.

اسکرام شامل پنج رویداد است و هر پنج رویداد دارای جعبه زمانی هستند.

 

اسپرینت

اسپرینت یک فاصله زمانی یک ماهه یا کم‌تر است که طی آن، تیم، هدفی را تعریف می‌کند و به آن می‌رسد. Timeboxing برای تنظیم طول یک اسپرینت معین استفاده می‌شود و حتی می‌توان از آن برای تعیین محدودیت‌های زمانی روی فرآیندهای فردی در یک اسپرینت استفاده کرد.

 

برنامه ریزی اسپرینت

قبل از شروع یک اسپرینت، فرآیند برنامه ریزی اسپرینت مورد نیاز است تا دقیقاً مشخص شود چه وظایفی باید اجرا شوند و چگونه اجرا می‌شوند. برنامه‌ریزی اسپرینت با تعیین یک مدت زمان مشخص برای فرآیند برنامه‌ریزی جعبه زمانی مشخص می‌شود. کارشناسان 8 ساعت یا کمتر برای یک فعالیت فشرده یک ماهه، و دو ساعت یا کمتر برای یک فعالیت فشرده یک هفته‌ای را توصیه می‌کنند.

 

اسکرام روزانه

هر روز در یک اسپرینت، تیم‌ها برای یک تایم باکس 15 دقیقه‌ای اسکرام گرد هم می‌آیند تا اولویت‌ها را هماهنگ کنند و موانعی را که بر سر راه هدف اسپرینت وجود دارد برطرف کنند.

 

بررسی اسپرینت

در پایان یک اسپرینت، بک لاگ مورد بررسی قرار می‌گیرد و در فرآیندی به نام بررسی اسپرینت، بازخورد داده می‌شود. زمان بررسی یک جعبه زمانی، نسبتاً برابر با نصف طول یک جلسه برنامه ریزی سرعت است.

 

گذشته نگری در اسپرینت

هنگامی که یک اسپرینت به طور کامل تکمیل شد، هم تیمی‌های اسکرام، برای بحث در مورد کل فرآیند اسپرینت، تامل در موارد قابل بهبود و تصمیم گیری در مورد تغییرات لازم برای اسپرینت بعدی جلسه می‌گذارند. این بازنگری اسپرینت، یک تایم باکس اسکرام است که حدوداً سه تا چهار ساعت در هر ماه زمان لازم دارد و روش آن، مشابه بررسی اسپرینت است.

 

مزایای تایم باکس چیست؟

تمرکز

از آن‌جایی که ارزش اساسی زمان بندی، بر “انجام یک کار در یک زمان” متکی است، مدیران پروژه می‌توانند مطمئن باشند که تمام منابع ذهنی، برای همان کار به کار می‌رود. روش تایم باکسینگ مستلزم آن است که به خاطر عدم تکمیل در یک مهلت مشخص، به هر کار توجه کامل داده شود.

 

تعریف محدوده زمانی

تعریف اهداف پروژه قبل از شروع، به تکنیک جعبه زمانی اجازه می‌دهد تا محدوده زمانی را در یک جدول زمانی پروژه ارائه دهد. به این صورت، در مدیریت پروژه به آسانی می‌توانید به آینده نگاه کنید تا تأثیر هر کار را بر کل نتیجه پروژه ببینید.

 

وضوح

تایم باکسینگ با تعیین مرزها، هم بر روی نتایج پروژه و هم در جدول زمانی پروژه، وضوح را فراهم می‌کند. مدیران پروژه این مزیت را دارند که بدانند تا پایان دوره زمانی X، مورد Y تکمیل خواهد شد. تایم باکس حتی راهی عالی برای القای کارهای پیش پا افتاده اما ارزش‌مند در زندگی روزمره شماست. به عنوان مثال، بسیاری از متخصصان سلامت روان پیشنهاد می‌کنند که فقط پنج دقیقه در روز را برای تنفس آگاهانه و مراقبه اختصاص دهید. این تایم باکس پنج دقیقه‌ای می‌تواند در هر بخشی از برنامه شما قرار گیرد و مزایای جسمی و روحی بسیار خوبی دارد. حتی اختصاص پنج دقیقه در روز برای مرتب کردن اتاق خواب و مرتب کردن تخت‌تان، یک تایم باکس است که با فراهم کردن فضایی شفاف، به آرامش ذهنی می‌افزاید و هم‌چنین در زمان نظافت آخر هفته یا فصلی صرفه‌جویی می‌کند.

 

 

جمع‌بندی

در این مقاله توضیح دادیم که تایم باکسینگ چیست و روش برنامه ریزی ایلان ماسک، ثروتمندترین مرد جهان چگونه است. می‌توانید با استفاده از این تکنیک، روز خود را مدیریت کرده و مهم‌ترین اولویت‌های هر روز خود را به انجام برسانید. با مطالعه و به کارگیری روش برنامه ریزی Time Boxing، روز خود را متحول کنید.

ضمنا اگر به دنبال تعریف اهداف زندگی خود هستید مقاله ایکیگای را بخوانید تا با روش ژاپنی های باستان برای رضایت از زندگی آشنا شوید. و اگر به دنبال راهی برای حل ریشه ای مشکلات خود هستید روش فوق العاده “5 Why چیست” را بخوانید.