وقتی صبح وارد دفتر می‌شوید، اولین کاری که انجام می‌دهید چیست؟ اکثر مردم چای یا قهوه خود می‌خورند، ایمیل خود را چک می‌کنند و وظایف خود را برای طول روز اولویت بندی می‌کنند. قانون 80 20 یا اصل پارتو به شما کمک می‌کند که کارهایی را که ابتدا و پیش از بقیه باید انجام شود پیدا کنید؛ کارهایی که بیشترین تاثیر را دارند تعیین و اولویت بندی کنید و به این صورت، بهره وری خود را در طول روز افزایش دهید.
اصل پارتو چیست؟
اصل پارتو بیان می‌کند که برای بسیاری از پیامدها، تقریباً 80% نتایج از 20% علل ناشی می‌شوند. به عبارت دیگر، درصد کمی از علل دارای یک اثر بزرگ‌تر هستند. درک این مفهوم بسیار مهم است زیرا میتواند به شما کمک کند که کدام یک از کارهایتان را در اولویت قرار دهید تا بتوانید بیشترین تأثیر را داشته باشید.
این پدیده هم‌چنین با چند نام متفاوت است:
- اصل پارتو
- قانون 80 20 (متداول‌ترین)
- قانون ضروریات معدود
- اصل پراکندگی فاکتورها
قانون 80 20 یک معادله ریاضی نیست، بلکه بیشتر یک پدیده تعمیم یافته است که در اقتصاد، تجارت، مدیریت زمان و حتی ورزش قابل مشاهده است.
کاشف قانون 80 20
ویلفردو فدریکو داماسو پارتو در سال ۱۸۴۸ در ایتالیا به دنیا آمد. او به یک فیلسوف و اقتصاددان مهم تبدیل شد. افسانه‌ها حکایت از آن دارند که یک روز او متوجه شد که 20% از گیاهان نخود در باغش، 80% از غلاف‌های سالم نخود را تولید می‌کنند. این مشاهده باعث شد که او به توزیع ناهموار فکر کند. او به ثروت فکر کرد و متوجه شد که 80% زمین در ایتالیا تنها در اختیار 20% از جمعیت است. او صنایع مختلف را مورد بررسی قرار داد و دریافت که 80% از تولید، معمولاً از 20% شرکت‌ها تامین می‌شود. سپس بیان نمود:
80% نتایج، تنها از 20% عمل حاصل می‌شود.
مثال‌هایی عمومی از اصل پارتو:
20% یک گیاه حاوی 80% میوه است.
80% سود یک شرکت از 20% مشتریان حاصل می‌شود.
20% از بازیکنان، 80% امتیاز کل را کسب می‌کنند.
نحوه استفاده از قاعده 80 20
در حالی که قانون 20 80 تقریباً برای هر صنعتی اعمال می‌شود، اصل پارتو معمولاً در تجارت و اقتصاد استفاده می‌شود. این به این دلیل است که قانون ۲۰/۸۰ برای تعیین اینکه کجا میتوانید تلاش خود را برای به حداکثر رساندن خروجی خود متمرکز کنید مفید است.
اساس اصل پارتو بیان می‌کند که 80% نتایج از 20% اقدامات حاصل می‌شود. اگر هر نوع کاری دارید که می‌توان آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرد، اصل پارتو میتواند به شما کمک کند تا تشخیص دهید کدام قسمت از آن کار بیشترین تأثیر را دارد.
در اینجا چند نمونه از نحوه استفاده از ابزار در عمل آورده شده است.
بهره وری
میتوانید از قانون 80/20 برای اولویت بندی کارهایی که باید در طول روز انجام دهید استفاده کنید.
ایده این است که از کل لیست وظایف شما، تکمیل 20٪ از آن وظایف، 80٪ از تأثیری را که میتوانید برای آن روز ایجاد کنید، به همراه خواهد داشت. بنابراین برای اینکه بیشترین تأثیر را داشته باشید، مشخص کنید که کدام وظایف بیشترین تأثیر را برای تیم شما دارند و روی آن‌ها برای روز تمرکز کنید.
برای انجام این کار، تمام کارهایی را که باید در آن روز انجام دهید فهرست کنید. سپس مشخص کنید که کدام یک از آن وظایف بیشترین تأثیر را دارند. آیا هیچ یک از وظایف شما شامل همکاری با سایر هم تیمی‌های شما است؟ آیا وظایفی در صفحه شما وجود دارد که جلوی پیشرفت پروژه ها را بگیرد؟ این وظایف ممکن است در اجرا ساده باشند، اما می‌توانند تأثیر زیادی روی بقیه اعضای تیم بگذارند تا به روند ادامه دهند.
تصمیم گیری
اصل پارتو میتواند به شما کمک کند تا در طول فرآیند حل مسئله، بهترین تصمیم را بگیرید. هنگامی که دلایل مختلفی برای یک مشکل وجود دارد، اصل پارتو میتواند به شما در اولویت بندی راه حل‌ها کمک کند. در اینجا چند مرحله برای نحوه عملکرد این کار وجود دارد:
مشکلاتی را که تیم شما با آن مواجه است شناسایی کنید. این‌ها مشکلاتی هستند که شما سعی می‌کنید در این فرآیند تصمیم گیری، راه حلی برای آن‌ها بیابید.
علل این مشکلات را شناسایی کنید. با استفاده از ابزاری مانند تکنیک 5 چرا، همه دلایل مشکلاتی را که می‌خواهید حل کنید بیابید.
مشکلات خود را در گروه‌های مشابه دسته بندی کنید. اگر برخی از دلایل مشکلاتی که می‌خواهید حل کنید در دسته‌های مشابه قرار می‌گیرند، از این به عنوان فرصتی برای گروه‌بندی آن‌ها استفاده کنید. این میتواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا یک راه حل میتواند چندین مشکل را حل کند یا خیر.
برای هر یک از این مشکلات بر اساس تأثیر آن بر کسب و کار، ارزشی تعیین کنید. مقدار میتواند به سادگی عددی بین 1 تا 10 و یا ارزش پولی واقعی برای نشان دادن اهمیت باشد.
برنامه‌ای برای تمرکز بر 20 درصد از مشکلاتی که بر کسب و کار تأثیر می‌گذارد، تهیه کنید. ایده این است که یک راه حل میتواند چندین مشکل را حل کند. بر اساس مقادیری که به هر مسئله اختصاص داده‌اید، محاسبه کنید که کدام یک در 20 درصد برتر قرار دارند. هنگامی که مشکل اصلی را شناسایی کردید، برنامه‌ای برای ایجاد راه حلی ایجاد کنید که میتواند با استفاده از راهبردهای حل مسئله منجر به 80 درصد نتایج شود.
مثالی از نحوه استفاده از قانون 80-20 برای تصمیم گیری:
تصور کنید در یک شرکت تجارت الکترونیک کار می‌کنید. شما به 100 مورد از آخرین شکایات خدمات مشتری خود نگاهی بیندازید و متوجه شوید که عمده شکایات از این واقعیت است که مشتریان، محصولات آسیب دیده دریافت می‌کنند. تیم شما مقدار بازپرداخت داده شده برای محصولات آسیب دیده شما را محاسبه می‌کند و متوجه می‌شود که تقریباً 80% از بازپرداخت‌ها برای محصولات آسیب دیده است. شرکت شما می‌خواهد از پردازش بازپرداخت محصولات شکسته خودداری کند، بنابراین شما این مشکل را یک راه‌حل اولویت‌بندی می‌کنید.
تیم شما تصمیم می‌گیرد بسته بندی را به روز کند تا از محصولات شما در حین حمل و نقل محافظت کند، که مشکل دریافت محصولات آسیب دیده توسط مشتریان را حل می‌کند.
کنترل کیفیت
تحلیل پارتو و نمودار پارتو ابزارهای کلیدی مورد استفاده در روش کنترل کیفیت شش سیگما هستند.
در روش شش سیگما، استفاده از نمودار پارتو میتواند به شما کمک کند داده‌های خود را تجسم کنید تا نحوه اولویت بندی اقدامات را شناسایی کنید. هدف اصلی شش سیگما کاهش میزان تغییرات در یک فرآیند با هدف افزایش میزان تولید است. نمودارهای پارتو در متدولوژی شش سیگما رایج هستند زیرا میتوانید به سرعت تشخیص دهید که اکثر تغییرات در یک فرآیند کدام‌ند.
مزایای استفاده از اصل پارتو
بزرگترین مزیت استفاده از اصل پارتو این است که با کم‌ترین کار میتوانید حداکثر تاثیر را ایجاد کنید. این میتواند به تیم شما اجازه دهد کارآمدتر کار کند و روی ابتکارات خاص متمرکز بماند.
قانون 80/20 میتواند به سادگی با اولویت بندی ابتکارات به ترتیب مناسب، به افزایش معیارهای شما در زمان کمتری کمک کند.
سایر مزایای استفاده از اصل پارتو:
- اولویت‌ها را هم برای خود و هم برای تیم‌تان مشخص کنید
- افزایش بهره وری روزانه
- توانایی تقسیم کار خود به بخش‌های قابل مدیریت
- استراتژی متمرکزتر
- حذف فیل سفید بیزینس
معایب استفاده از قانون 80 20
یک تعبیر نادرست رایج از اصل پارتو وجود دارد که با 20% تلاش، میتوانید 80% از نتایج را بدست آورید. لزوماً اینطور نیست. اعداد 20 و 80 درصد به میزان تلاشی که انجام می‌دهید اشاره نمی‌کنند، بلکه به دلایل و پیامدهایی که روی آن کار می‌کنید اشاره دارد. هدف این نیست که میزان تلاش را به حداقل برسانید، بلکه تمرکز تلاش خود را بر روی بخش خاصی از کار برای ایجاد تأثیر بیشتر است. شما هنوز باید 100% تلاش خود را روی آن 20% تمرکز بگذارید تا به 80% نتایج برسید.
یکی دیگر از نکات منفی قانون 80 20 این است که گاهی اوقات اعضای تیم ممکن است بیش از حد تمرکز داشته باشند و به کارهای دیگر توجهی نداشته باشند. اگر فقط روی کارهای مهم تمرکز کنید و کارهای کمتر مهم مانند ایمیل و سایر مکاتبات را کنار بگذارید، همه چیز ممکن است از بین برود. چالش، یافتن تعادل مناسب در استفاده از قانون 80 20 و انجام بقیه وظایف‌تان است؛ حتی اگر 80% نتایج را به همراه نداشته باشند. برای مبارزه با این، میتوانید از تکنیک‌هایی مانند تایم‌باکسینگ یا روش انجام کارها (GTD) استفاده کنید.
سخن آخر
قانون 80/20 در بیزینس و فروش، شما را به سمت تمرکز بر 20% مشتریان اصلی خود هدایت می‌کند و کشف این 20% نیازمند شناختی صحیح از مشتریان و طبقه بندی صحیح مخاطبان و مشتریان است. این طبقه بندی، در بوم کسب و کار، در خانه طبقه بندی مشتری قرار می‌گیرد. در پایان مطالعه این مقاله، اگر صاحب یک کسب و کار هستید پیشنهاد می‌کنیم که مطالعه درباره طبقه بندی مشتریان را به هیچ وجه از دست ندهید:
