سیستم سازی چیست؟

آموزش سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی چیست؟ راه اندازی یک کسب و کار حتی برای متعهدترین کارآفرینان، یک کار چالش برانگیز است. هنگام کار برای حفظ کارآمدی و سودآوری کسب و کارتان، عوامل زیادی وجود دارد که باید در نظر بگیرید؛ از کاهش هزینه‌ها گرفته تا استفاده بهتر از زمان و بهبود گردش کار میان کارکنان‌تان. یکی از راه‌های ساده‌سازی، عملیات سیستم سازی است. در این مقاله، به این می‌پردازیم که عمیقاً بدانیم که سیستم سازی چیست، چگونه می‌توان کسب و کارمان را سیستم بندی کرد، و چگونه از این ابزار قدرت‌مند بیزینس کوچینگ فرآیندها استفاده کنیم تا کسب و کارمان بتواند رشد و پیشرفت کند.

 

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی، فرآیند طراحی رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) برای اطمینان از سازگاری و کارایی یک سازمان است. به عبارت دیگر، شما کارکردهای ضروری مختلف کسب و کار خود را که باعث اجرای آن می‌شود، مستند می‌کنید. این فرآیند ممکن است کمی زمان و تلاش ببرد، اما کسب و کار شما را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.

موضوعات مورد بررسی در این مقاله:

• مزایای سیستم سازی

• روش سیستم سازی

• هفت ابزار سیستم سازی

 

 

مزایای سیستم سازی کسب و کار شما

• کاهش هزینه

با واگذاری وظایف مختلف روزانه مورد نیاز برای راه اندازی یک کسب و کار، می‌توانید به طور موثرتری زمان خود را مدیریت و امور خود را اولویت‌بندی کنید. این به شما این امکان را می‌دهد که انرژی خود را بر روی کارهای درآمدزا متمرکز کنید که برای کسب و کار شما درآمد ایجاد می‌کنند، نه فقط کارهایی که وقت شما را می‌گیرند.

 

• افزایش بهره وری

با کشف و حذف هرگونه گام غیر ضروری که ممکن است انجام دهید، کسب و کار خود را کارآمدتر اداره کنید. مستندسازی رویه‌های خود به شما کمک می‌کند ببینید کجا منابع را هدر می‌دهید و در نتیجه، کجا می‌توانید کارایی را به صورت روزانه افزایش دهید.

 

• عملکرد بهبود یافته

داشتن SOP های واضح برای کار تیم شما، در نهایت با اطمینان از هم‌خوانی و سازگاری بین همه اعضای تیم، عملکرد را افزایش می‌دهد. تیم شما می‌تواند بر تلاش‌های دقیق، مدیریت پروژه و اولویت‌بندی ماموریت شرکت شما تمرکز کند.

 

• اوقات فراغت بیشتر

با یک کسب و کار سیستمی، عملیات روزانه حتی در غیاب شما بدون مشکل به کار خود ادامه خواهد داد. شما زمان و انرژی خود را آزاد خواهید کرد تا بتوانید آن‌چه را که در آینده برای شرکت خود در نظر گرفته‌اید دنبال کنید؛ چه تامین مالی و چه ارائه راه حل‌های خلاقانه برای مشکلات موجود.

 

• ارتباطات بهبود یافته

داشتن رویه‌های دقیق باعث کاهش ارتباطات نادرست، تلاش‌های بیهوده و بحث‌های احتمالی در مورد چگونگی و زمان انجام کارها می‌شود.

 

• زمان استراحت

یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم سازی کسب و کارتان این است که می‌توانید شرکت‌تان را حتی زمانی که از آنجا دورید، فعال نگه دارید. تعطیلات را بگذرانید، زمانی را با خانواده خود بگذرانید، یا برای آینده کسب و کار خود برنامه ریزی کنید بدون این‌که به فعالیت‌های روزانه‌تان آسیبی وارد شود.

 

 

چگونه کسب و کار خود را سیستم سازی کنید تا بتوانید کارها را اندازه گیری کنید

مرحله 1: فهرست کارهای تکراری

مشخص کنید کدام وظایف به دفعات انجام خواهند شد؛ و روزانه است، هفتگی است و یا ماهانه؟ همه طرف‌هایی را که در این فرآیند دخیل هستند شناسایی کنید. مدت زمان هر کار را مشخص کنید. تعیین کنید که آیا وظایف قابل واگذاری هستند یا خیر.

 

مرحله 2: سازماندهی و اولویت بندی عملکردها

گروه مسئول عملکرد تعیین شده را شناسایی کنید. اهمیت هر تابع را مشخص کنید. کارکردها را با توجه به اهمیت و نقش آن‌ها در روان نگه داشتن کسب و کار اولویت بندی کنید. علاوه بر این، می‌توانید خط مشی‌ها و رویه‌هایی را ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه عملکردهای اساسی کسب‌وکار به آرامی ادامه می‌دهند.

 

مرحله 3: فرآیندهای خود را مستند کنید

تا جایی که ممکن است با جزئیات صحبت کنید. این بسیار مهم است! سعی کنید این فرآیندها را از منظر شخصی که برای اولین بار کار را انجام می‌دهد ضبط و یادداشت کنید. یک راهنمای گام به گام ارائه دهید، اسکرین شات‌ها را به اشتراک بگذارید، و از ویدیوهای آموزشی ضبط شده روی صفحه از انجام وظایف همراه با روایت استفاده کنید (هر آن‌چه که بیشترین وضوح را ارائه می دهد). از تمام منابع موجود استفاده کنید و از الگوهای رایگانی که می‌توانید به صورت آنلاین پیدا کنید برای کاهش بخشی از زمان صرف شده برای نوشتن فرآیندها استفاده کنید. اگر وقت یا منابع ندارید، با کسی کار کنید که می‌تواند در ایجاد یک کتاب‌چه راهنمای آموزشی کمک کند.

برای آشنایی با فرآیند، فرآیندنویسی و نقش آن در سیستم سازی، مقاله زیر را بخوانید:

تفاوت ابزار، فرآیند و سیستم کسب و کار چیست؟

 

مرحله 4: اجرای فرآیند

فرآیندها را برای یک تست درایو انتخاب کنید. وظایف را مطابق با فرآیندهایی که نوشته‌اید انجام دهید تا ببینید آیا دنبال کردن آن‌ها آسان است یا خیر. ممکن است زمینه‌هایی را بیابید که می‌توانند از شفاف سازی بیشتر بهره ببرند. اگر می‌توانید، از یک همکار بخواهید تا با استفاده از دستورالعمل‌های شما به عنوان راهنما، وظیفه‌ای را انجام دهد. اگر آن‌ها سؤالاتی بپرسند، احتمالاً نشان دهنده این است که فرآیندها به اندازه کافی کامل نیستند و نیاز به توضیح بیشتری دارند. فرآیندهای خود را تا جایی که می‌توانید محفوظ نگه دارید تا مطمئن شوید که هیچ اشتباهی در آینده رخ نمی دهد.

 

مرحله 5: به بهبود ادامه دهید

به ایجاد تغییراتی در SOP های خود برای بهبود فرآیندها، افزایش کارایی و کارایی در طول زمان ادامه دهید. کارکنان را تشویق کنید تا در مورد چگونگی بهبود فرآیندها پیشنهاداتی ارائه دهند.

سیستم سازی به شما امکان می دهد مقیاس بندی کنید در نتیجه، سیستم سازی یک رویکرد موثر برای کمک به موفقیت یک کسب و کار است. این به سازمان و اعضای آن دید کلی روشنی از نقش‌های مربوطه و نحوه اجرای رویه‌های عملیاتی استاندارد می‌دهد. با وجود SOP ها، شرکت شما کارآمدتر و موثرتر خواهد بود، که به شما این فرصت را می‌دهد تا به رشد کسب و کار خود ادامه دهید.

 

 

هفت ابزار سیستم سازی قدرتمند

پس از پاسخ به این سوال که “سیستم سازی چیست” باید گفت که سیستم سازی قدرتمند، نیازمند رعایت اصول و قواعدی است که در بزرگ‌ترین سیستم‌های دنیا رعایت شده است. در هر کسب و کار، هفت سیستم وجود دارند که وقتی قوی بوده و به صورت مؤثری به کار گرفته شوند، یک بیزینس با کارکرد و درآمد بالا به ارمغان می‌آورند.

ولی معمولاً این هفت سیستمی که در ادامه معرفی خواهیم کرد به درستی به کار گرفته نمی‌شوند و به گونه‌ای طراحی نشدند که در کنار یکدیگر سازمان را به شکل منسجمی پیش ببرند. حتی گاهی مدیران مجموعه‌ها این هفت سیستم را برای سازمان‌شان لحاظ نکرده‌اند! و صرفاً به شکل دیفالت و معمول کسب و کار خود را پیش برده‌اند.

برای شروع این کار، باید وضعیت فعلی سیستم‌شان را شناسایی کنید و سپس برنامه‌ای دقیق بچینید.

پیشنهاد ما به شما این است که آموزش سیستم سازی را در دستور کار خود قرار دهید و برای ارزیابی وضعیت خود در شروع کار، قوت خود را در هر یک از موارد زیر بسنجید و از یک تا ده به خود نمره دهید.

 

1.رهبری

رهبری، نقطهٔ عطف کسب و کار شماست. مرکز همه سیستم‌های کسب و کار شما، رهبری‌ است. چرا که طرز رهبری شما، و گونه‌ای که اهداف، ارزش‌ها و استراتژی‌های‌تان را تعریف می‌کنید، به باقی امور جهت و معنا می‌بخشد.

 

2. مارکتینگ و بازاریابی

در مارکتینگ، باید تمرکز شما روی اساسی‌ترین موضوع کسب و کارتان، یعنی مشتریان‌تان باشد. سیستم مارکتینگ شما با تمامی مواردی که با مشتری شما در ارتباطند تأثیر می‌گذارد؛ از اولین تماس، تا تحویل نهایی محصول یا خدمات‌تان.

 

3. امور مالی

پول، شریان خون تمامی کسب و کارهاست. تمامی شرایط در کسب و کارتان (چه خوب و چه بد) بستگی به این دارند که پول چگونه در بیزینس‌تان جریان دارد. شما باید از گزارش‌های مالی به‌عنوان یک ابزار مالی قوی استفاده کنید.

 

4. مدیریت

مدیریت اساسی‌ترین ابزار شما برای شکوفایی و رشد دادن پرسنل و سیستم‌هایتان است، و به دنبال آن، این‌که به چه نتایجی دست می‌یابید.

 

5. برآورده کردن نیاز مشتری

در این بخش باید خواسته‌ها و آن‌چه که به مشتریان‌تان تعهد انجامش را داده‌اید برآورده کنید. این شامل نحوه تولید، تحویل محصول یا خدمات و ارتباط پرسنل بخش فروش محصول/خدمات شما و پشتیبانی‌تان را نیز شامل می‌شود.

 

6. تسعیر رهبری با «قلب مشتری»

تسعیر رهبری از افرادی که کسب و کارتان نظرشان را جلب کرده، مشتری می‌سازد. برای این‌کار باید روی نیازهای احساسی مشتریان احتمالی خود تمرکز کرده و بدین‌وسیله زمینهٔ وفاداری آنها را فراهم کنید.

 

7. رهبری نسل‌ها

این زمانی اتفاق می‌افتد که استراتژی مارکتینگ‌تان را برای جلب افراد مختلف به کار می‌برید. چشم‌انداز شما بدین‌گونه تعیین می‌شود و شامل هرگونه فعالیتی برای جلب مشتریان ایده‌آلتان می‌شود. از طراحی و پروسهٔ تولید تا المنت هاب مختلف فعالیت‌های مختلف.

 

اکنون که هر یک از این هفت سیستم را در کسب و کار خود بررسی کردید می‌دانید که کدام بخش بیزینس شما نیاز به انرژی بیشتری برای بهبود و ارتقا دارد. شما می‌توانید بدون این سیستم‌ها هم برای آینده کاری خود برنامه بریزید، اما بدون سیستم سازی، برنامه‌ها، به واقعیت تبدیل نمی‌شوند.

 

 

منابع: www.emyth.com

ترجمه توسط تیم بیوتی کوچینگ