اهمیت منشی
اهمیت منشی را به‌طور خلاصه با یک جمله می‌توان بیان کرد:
کلیدی‌ترین، مهم‌ترین و موثرترین نیرویی که می‌تواند در کسب و کار کلینیک‌های زیبایی و جراحان زیبایی موثر باشد منشی‌ها هستند.
تمامی زحمات خود را در نظر بگیرید؛ هزینه تبلیغات، تولید محتوا، جذب مخاطب در شبکه‌های اجتماعی و انواع تلاش‌ها برای این‌که مخاطبین شما را ببیننند و با شما تماس بگیرند. پس از تمامی این هزینه‌ها و زحمات، اولین صدایی که از کسب و کار شما شنیده می‌شود، صدای منشی است.
پس همیشه این جمله را به یاد داشته باشید: منشی خط مقدم بیزینس شماست.
مشاهده سایر ویدئوهای آموزشی در: بیوتی کوچینگ
سیستم باک، روشی برای بهبود عملکرد منشی
می‌خواهم نکته‌ای را با شما به اشتراک بگذارم که با انجام آن، عملکرد منشی‌تان را بسیار بالاتر خواهید برد. این نکته، استفاده از سیستم باک است.
سیتم باک از سه مرحله تشکیل می‌شود:
1. برنامه ریزی کن.
2. اجرا کند.
3. کنترل کند.
ب: برنامه ریزی
برنامه ریزی کنید که منشی‌تان چطور رفتار کند. چطور جواب مخاطب را بدهد. چطور تلفن‌ها را جواب دهد. آقایان را چه خطاب کند؟ خانم‌ها را چه خطاب کند؟ آموزش دهید که به سوالات تخصصی مخاطبین جواب دهد. منشی شما با یک آموزش اصولی قادر است تخصصی ترین سوالات را هم پاسخ دهد (آموزش این نکته را در این مطلب بخوانید)
ا: اجرا کند
با این برنامه ریزی و آموزش مناسب به منشی، وی می‌تواند تمامی خواسته‌های شما را به مرحله اجرا برساند و این بسیار حائظ اهمیت است. زمانی که منشی قادر به پاسخ‌گویی به سوالات مخاطب نباشد باعث ایجاد حس بی‌اعتمادی به کل مجموعه شما خواهد شد و دانش و توانایی کل مجموعه‌تان زیر سوال خواهد رفت.
ک: کنترل کن
این مهم‌ترین قسمت سیستم باک است که باید توسط مدیر مجموعه و یا مدیر داخلی کلینیک کنترل شود. باید کنترل کنید که آیا برنامه ریزی شما به درستی توسط منشی انجام می‌شود یا خیر. می‌توانید از مشتریان و مخاطبین خود بازخورد بگیرید. می‌توانید برخی از تماس‌ها را چک و نوع پاسخ‌گویی را بررسی کنید. می‌توانید نوع ثبت پرونده‌ها و اطلاعات مراجعین‌تان را چک کنید. آیا اطلاعات به درستی در پرونده ثبت می‌شوند؟ آیا اطلاعات به درستی وارد سیستم کامیپیوتری شما می‌شوند؟ هر چیزی قابل کنترل است و فقط باید راه آن را پیدا کنید.
هوای منشی‌تان را داشته باشید
منشی خط مقدم بیزینس شماست. چه به‌صورت مالی و چه به‌صورت کلامی و یا هر روش دیگر هوای او را داشته باشید. منشی شما باید بداند که یکی از ارزش‌مند ترین افراد سیستم شماست و حواسش به بیزینس شما باشد.
در اهمیت منشی همین بس که یک منشی بد می‌تواند تمام هزینه‌های شما برای تبلیغات را هدر دهد.
و در پایان؛ پس از انجام مراحل فوق، می‌توانید از منشی بعنوان ادمین شبکه‌های اجتماعی و اینستاگرام نیز استفاده کنید. رعایت نکات پاسخ‌گویی صحیح به مخاطب، در شبکه‌های اجتماعی هم بسیار مهم است و باید به همان صورت برنامه‌ریزی و آموزش داده شود و در نهایت کنترل گردد.
وظایف منشی مطب
خدمات پزشکی یک صنعت پررونق است و شغل منشی پزشکی نیز از این قاعده مستثنی نیست. این موقعیت شما را در موقعیت‌های مختلف پزشکی، از بیمارستان‌ها و مراکز سرپایی گرفته تا مطب‌های پزشک و کلینیک‌های تخصصی قرار می‌دهد.
خلاصه شغل
منشی پزشکی، وظایف منشی را با استفاده از دانش خاصی از اصطلاحات پزشکی و رویه‌های بیمارستانی، کلینیک یا آزمایشگاهی انجام خواهد داد.
وظایف منشی پزشکی
برنامه ریزی قرار ملاقات‌های تشخیصی بیماران، جراحی‌ها و مشاوره‌های پزشکی
صدور صورت حساب بیماران
تهیه گزارش‌ها، صورتحساب‌ها، صورت‌های مالی، نامه‌ها، تاریخچه پرونده‌ها و سوابق پزشکی با نرم افزارهای مرتبط
ارسال گزارش‌ها و مکاتبات پزشکی از طریق پست، ایمیل یا فکس
خوش‌آمد گویی به مراجعان
پرسیدن درباره هدف مراجعه و راهنمایی مراجعان
مصاحبه با بیمار جهت تکمیل پرونده، شرح حال و فرم‌هایی مانند بیمه و هزینه و…
پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی
هدایت پیام‌ها و اسنادی مانند نتایج آزمایشگاهی، به کارکنان مرتبط
بایگانی و نگه‌داری سوابق پزشکی، کتابخانه فنی و پرونده‌های مکاتبات
انجام وظایف اداری مختلف مانند سفارش و نگه‌داری موجودی کالاها
در نهایت، برای آن که بدانید چه نکاتی برای جذب منشی موثر است و چه ویژگی هایی را باید در خود تقویت کنید تا بتوانید یک منشی موفق باشید، مقاله زیر را از دست ندهید:
